5/28 線上分享會 · 90 分鐘
一人公司到小型企業 · AI 自動化實戰

你跟 AI 之間，
差一個對的工作流程

別人都在用 AI 了，問題不是 AI 強不強，
是怎麼把 AI 真的接到你每天的業務裡。

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嗨，我們是今天的主講

兩個人，兩段背景，一個目標

幫一人事業跟小團隊把時間還回來 — 從每天最有感的 Email，到最卡擴張的專案管理。

上半場 · Email 自動化
Angel 安啾
Notion × 數據分析顧問
5 年以上外商數據分析師經驗，曾把年逾 8,000 萬筆交易資料變成 40+ 個業務儀表板與決策報表。擅長用數據思維拆解業務、釐清複雜流程的資料流向，再用 Notion + AI + 自動化把它接起來。
服務客群：一人公司、自媒體創作者
下半場 · 專案管理
Wenny 阿杜
Notion × 自動化顧問
成為自由接案者前，曾為企業級連鎖咖啡品牌設計每日處理數十萬筆訂單的自動化系統。如今轉型為自動化顧問，把企業級的系統邏輯壓縮進一人接案的日常工作流，用 AI、n8n、Notion 把耗時的行政雜務全面自動化。
已協助多位企業主與接案者做到同樣的事
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先問你一件事

你的日常，是不是這樣？

已經有穩定營運基礎、想擴張、但時間都被流程吃掉。看看下面這 3 個人，有沒有你的影子。

A.自媒體經營者
KOL / 創作者 · 5 萬粉左右
每月 10-30 個合作邀約進來
散在 IG / Email / Threads / LINE
漏一個 case = 虧一個月房租
B.線上教練 / 顧問
1對1 + 線上課並行
每天 30 分鐘回 DM 詢問
客戶資料散在 Excel / IG / Email
想推新課但沒時間做內容
C.一人公司 / 自由接案
主業 + 行政全部自己扛
客服、報價、發票一個人做
想接更多案但已接到爆
找助理太貴又怕訓練成本
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衝浪營隊案例插畫
回答你的第一個問題

「同業都在用了，我們該不該也導入 AI？」

分享一個我觀察到的衝浪營隊一人公司案例 · 客戶資訊保密

原本
AI 自動化後
月聘 1 個行政 4-5 萬
→
那筆預算轉去買複利的事
客戶問題散在 IG / LINE 沒記錄
→
AI 整理 → QA + 內容素材
沒官網、IG 重複介紹開課
→
1 週 AI 建官網 + 數據整合
內容創作要花大量時間
→
內容儀表板 + AI 寫腳本
想擴張沒空回顧優化流程
→
系統運轉，老闆專注擴張
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回答你的第二個問題

「該從哪裡開始？」

先選對 daily AI · 3 個工具怎麼挑

CHATGPT
情緒價值 + 通用 chat
日常聊天、寫文案、生圖片
圖片免費額度有限
最適合　陪伴 / 一般問答 / 一次性任務
GEMINI
影片 + Google 生態系
影片 / 圖片創作、會議錄音解析
原生 audio + video 處理
最適合　YouTube / Drive / Gmail 整合
CLAUDE
實際討論 + 協作 builder
Chat / Cowork / Code
情緒價值較少，很實際
最適合　文案推敲 / 系統建構 / 一起打造工具
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真正的起點不在工具，在你

別問 AI 能幫什麼，先問你想要什麼

下面是 6 個常見的「我想要⋯」

01
每天 LINE 收到今天的代辦清單
02
每天 LINE 收到專案進度提醒
03
不再被信件淹沒，重要的才到眼前
04
一個地方就能看到所有客戶資料
05
所有創作內容 + 排期 + 進度集中一處
06
會議結束自動有重點和待辦
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回答你的第三個問題

AI 能做的，比你想得多

01
Email AI 分類 + 草稿
重要信不漏，廣告自動消失
02
Notion 任務 + 專案管理
成交 → 自動建專案 + 拆 task
03
報價 / 合約自動生成
客戶資料一鍵帶入
04
會議錄音 → 重點 + 待辦
AI 復盤助手
05
營收 / 客戶儀表板
收支 + KPI 一眼看完
06
社群內容 AI 寫作
+ 多平台排程
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今天我們從這兩個開始

為什麼示範這兩個情境？

因為它們合在一起 = 你業務的完整工作流。客戶從 Email 進來，到 Notion 變成案子，到團隊接手執行。

上半場 · Angel 安啾
Email 自動化
最日常、人人會碰
客戶從這裡進來，重要合作不能漏
每天最有感的時間黑洞
下半場 · Wenny 阿杜
專案管理
最卡擴張、最容易出錯
團隊跟外包夥伴的進度散在各處
想接更多案但接住又怕崩
跟我們一起體驗
加入 LINE 官方帳號，等下 demo 一起收到通知
5 分鐘後 demo 開始時，AI 處理完信件會直接 LINE 推給你 — 你會看到自己手機跳出來的瞬間。 LINE ID @843kznxq
LINE QR Code
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今天用 Email 當練習

為什麼是 Email？因為這是你每天最有感的痛

不是說只能做 Email。同樣的邏輯可以用在客戶管理、內容排程、開會記錄⋯任何你最痛的場景。

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第一段 · AI 怎麼看你的信箱

你不用打開信箱，AI 替你過濾

看我們怎麼做之前，先想 30 秒 — 如果是你，你會怎麼設計這條資料流？

先暫停想一下
假設你的問題是：「我要不漏接重要合作」。
信件進來後，資料怎麼流動？AI 該做什麼判斷？— 等下我會分享我的思考。
01
AI 定期看信箱
不用你打開 Gmail，AI 會自動巡
→
02
AI 讀每一封信
判斷重要性、抽出客戶名稱跟公司
→
03
AI 決定怎麼處理
廣告歸類、重要的繼續處理、不確定的請你看
判斷完，分這 3 種狀況處理
廣告 / 電子報
自動歸類 + 標已讀，視覺完全不打擾
AI 不確定
不亂猜，標「請你親自看」避免漏掉真合作
重要信件
進入下一段：AI 幫你寫好草稿 + 建 Notion 紀錄
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第二段 · AI 怎麼處理

不管收幾封信，最後只給你 1 則 LINE

AI 依不同狀況做 4 種處理，最後把整天結果彙整成一則訊息推給你。

01 · 新客戶來信
AI 寫好回信草稿
AI 幫你抽出客戶資料 + 寫好你風格的草稿
你只要進 Gmail 草稿區，看 3 秒按 Send
02 · 老客戶又寄來
AI 接著上次寫
AI 幫你對照上次紀錄寫 follow-up
你只要看 LINE 摘要決定要不要回
03 · 已成交又寄來
通知你，不亂動紀錄
AI 幫你偵測既有狀態，不覆寫
你只要決定要不要重新介入
04 · 同信收到兩次
自動跳過
AI 幫你記住處理過的信
你只要什麼都不用做
4 種狀況統一彙整
彙整
把所有處理結果整成一段話
該你看的列出來，不該打擾的隱藏
→
LINE 通知
推一則 LINE 給你
2 秒看完整天信箱重點
這套系統的核心原則
AI 抓重點，人下決定 — 像「該不該成交」這種商業判斷，永遠由你拍板。
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早上打開手機，你會看到

手機 LINE 通知，會長這樣

不同信件量、不同狀況，AI 都幫你整理好。2 秒看完今天信箱重點。

情境 1 · 一般日（3 封新信）
放 LINE 截圖 · 中等案例
3 封新信（重要 + 一般）那張
來源：line_mockups.html 第 1 個
情境 2 · 忙碌日（完整案例）
放 LINE 截圖 · 豐富版
8 封新信 + 舊對話 + 鎖定 + 待人工那張
來源：line_mockups.html 第 3 個
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點開電腦 Gmail，你會看到

AI 已經幫你寫好草稿，你只要看 3 秒按 Send

左邊是客戶寄來的原始信件，右邊是 AI 依據內容自動寫好的回覆草稿，放在 Gmail 草稿匣等你確認。

原始信件 · 客戶寄來的
客戶詢價信進來
放原始信件截圖
Daniel 詢價那封信
AI
處理
→
AI 草稿 · 進你的草稿匣
AI 寫好的回覆草稿
放 AI 草稿截圖
寫給 Daniel 的 AI 草稿那張
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用了系統之後

你的一天會變這樣

用過的人最有感的 5 件事：時間還給你、不漏接、資料一個地方找得到。

原本的狀態
用了系統之後
每天 3-4 小時被流程吃掉
→
每天 10-30 分鐘看 LINE 摘要 + 微調草稿
重要合作夾在 47 封廣告中間
→
重要信永遠不漏，廣告自動消失
客戶資料散在 4 個平台找不到
→
全部進 Notion 資料庫，搜尋 1 秒
想找半年前跟客戶聊過什麼？翻 Gmail 翻半天
→
每筆 Notion 紀錄都有完整對話歷史，一頁看完
想擴張要找助理 = 訓練成本
→
流程被 AI 接走，省下找助理的錢
月費 NT$ 0（但時間沒了）
→
月費 NT$ 0（時間還給你接更多客戶）
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上半場結束 · 換阿杜上場

信件處理完進 Notion 之後呢？

Email 進來、AI 處理、Notion 建檔，只是客戶旅程的開頭。接下來呢？阿杜會接著示範。

下半場 Wenny 阿杜 接著示範「Notion 怎麼變成你的專案管理 OS」

上半場剛結束
Angel 安啾
Email 自動化
信件進來 → AI 分流
AI 寫好回覆草稿
客戶資料進 Notion
LINE 通知你今天重點
交棒
→
換手
下半場準備好
Wenny 阿杜
專案管理
Notion 案件追蹤系統
團隊 / 外包進度看板
客戶 → 案件 → 完成全鏈
每天提醒你今天該做什麼
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下半場 · 實現自動化專案管理

成功將機會轉成專案，考驗才正要開始

串連 email 訊息與專案管理資訊，打造「自動化管理系統」

✓ Angel 剛剛完成
非結構化 Email 資訊
AI 分類 + 自動分流
AI 寫好回覆草稿
客戶資料進 Notion
接下來的挑戰
專案管理三階段
專案啟動 · 開案行政
執行追蹤 · 不漏接球
專案交付 · 結案+續約
下半場主軸
把 Notion 變成「自動把業務 / PM / 執行三個角色串起來」的系統。
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下半場 · 實現自動化專案管理

一個專案的自動化生命週期

系統會在哪些節點助你一臂之力，自動幫你推進專案進度

01
專案啟動
Demo 1
自動生成合約 + 報價單
→
02
執行追蹤
Demo 2
半自動追蹤任務 + 客製催信
→
03
專案交付
Demo 3
一鍵 LINE 通知 + 結案信草稿
今天會著重 3 個節點的成果展示
從拿到 deal 那刻起，系統會在這三個關鍵點幫你省下行政力氣 + 不漏球 + 種下續約機會。
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01. 專案啟動 · 痛點

複製貼上的行政地獄

找範本、改欄位、對照金額，這些雜事默默地在偷走你的專注力

每次新案都要重來一輪
3 件雜事每次都打從頭
翻找舊專案的報價單與合約範本
Drive / Notion 翻半天，找的地方每次還不一樣
手動調整客戶名稱、專案日期、專案金額
10 個欄位漏改 1 個就尷尬，金額算錯更慘
報價單版本改了又改，命名超亂
v1 / v2-final / v2-final-真的 / v3-真的最後…
你的感受
明明是 30 分鐘的事，拖一下午
最怕：客戶突然要改報價
回頭核 3 個檔案才放心
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01. 專案啟動 · 系統怎麼做

按下按鈕，自動生成報價單與合約

你只需要動動手指，那些繁雜的文件都被完成了

放 Notion 客戶 row 截圖
含「啟動專案」按鈕的 row
3 秒
處理
→
Demo 1 影片 / 截圖
自動生成結果展示
你做的
按一下「啟動專案」按鈕
系統做的
抓 Notion 客戶資料→ 帶入報價單範本→ 自動命名→ 建專屬 Drive 資料夾→ 連回 Notion 客戶資料列
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01. 專案啟動 · 不只省時間

不只省下時間，還保留了資料的準確度

系統執行的最大好處，就是能大幅減少人為錯誤

手動開案
30min
✕翻找範本 + 複製貼上
✕有漏改資料的風險
✕版本難管理
10 個案 = 5 小時純行政
→
自動開案
3sec
✓點一下按鈕完成
✓100% 精準（資料從 Notion 帶）
✓自動整理檔案 + 命名
10 個案 = 30 秒總時間
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02. 追蹤專案進度 · 痛點

同時管理超過三個專案，就會開始漏接球 x_x

每天翻箱倒櫃找對話紀錄，才驚覺：阿！客戶沒回我訊息，我也忘了催他！

三件接案者都會踩到的事
1
記憶力大考驗
「今天到底該回誰訊息？該追的東西都追到了嗎？」
2
客戶沒給資料，進度卡住
最後得壓線加班趕工
3
想催客戶，不知道怎麼開口
既要顯得專業又要客氣，磨半天還沒送出
結果
99+
LINE 未讀，腦袋一團亂
不是你不努力
是工具沒幫你盯
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02. 追蹤專案進度 · 系統怎麼做

LINE 作為全職秘書，每天幫你整理漏接球的客戶

只要超過 3 天沒動靜，系統自動擬好追蹤訊息，提醒你一鍵送出

系統偵測到 · 3 天無動靜
Demo 2 影片 / 截圖
LINE 早上推播「⏰ 該追的客戶」
AI 擬好的客製催信
Demo 2 影片 / 截圖
基於對話脈絡，每封語氣不同
系統做哪三件事
① 盯每個任務的最後 update 時間 ② 超過 N 天無動靜 → 上 LINE 提醒 ③ AI 基於對話脈絡擬好催信，你看 3 秒按 Send。
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02. 追蹤專案進度 · 為什麼重要

「主動追蹤」是成功結案 + 獲得客戶信任的重要關鍵

不要太相信自己的大腦，讓系統幫你盯好每一個重要節點

手動追蹤
30min
✕驚慌失措 — 翻 LINE / Email 找線索
✕容易漏掉訊息
✕反覆打磨催信，磨到自己生氣
每天 30 分鐘耗在「我是不是漏了什麼」
→
自動追蹤
1min
✓掌握主動權 — LINE 推給你看
✓不再漏接訊息
✓客戶感受到你的積極專業！
每天 1 分鐘看 LINE 摘要 + 一鍵送出
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03. 專案交付 · 痛點

不只是結案，而是下一筆訂單的開始

復盤的重要：你是在交付價值，還是在交付一個爛攤子？

結案前最後一哩路 · 3 件事偷走你的下一單
1
手動翻找任務看板
釐清這專案到底做了哪些事 — 翻半天才整理出來
2
人工核對尾款
翻找合約 + 報價單，數字對不上又要再翻 Drive
3
缺乏完整復盤
漏掉客戶未完成的續約機會 — 等於把錢留在桌上
結果
The End
結案就是結束
不是下一單的開始
沒主動開口 = 沒續約
客戶忙完就忘了你
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03. 專案交付 · 系統怎麼做

最懂你專案細節的 AI，打造復盤助手

把 AI 變成 24 小時在線的資深業務主管，在結案瞬間寫好請款 + 續約信

你做的動作
把專案狀態改成「完成」
Demo 3 影片 / 截圖
Notion 專案 row 狀態切換瞬間
系統
自動
→
系統三連發
LINE 通知 + 結案信 + 續約切入點
Demo 3 影片 / 截圖
LINE 推播 + Gmail 草稿 + 續約建議
系統做什麼
① LINE 通知你交付完成 ② AI 結合任務 + 報價 + 客戶對話 → 寫好請款信草稿 ③ 主動建議下一個續約切入點（基於本案脈絡）
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03. 專案交付 · 為什麼重要

把重點放在「多賺錢」而不是「省時間」

讓每一次結案都是下一次合作的開始

AI BUSINESS DEVELOPER
AI 資深業務員
24/7 在線、永遠不會懶
✓自動化系統整理資料 + 分類
✓AI 分析 → 給出關鍵建議
✓客戶細節 / 痛點 / 偏好都記得
RENEWAL OPPORTUNITY
續約商機
把錢從桌上撿起來
✓在交付信中種下續約切入點
✓主動創造續約機會（不靠客戶記得）
✓客戶忙完還有切入點接續
不是「省下 1 小時行政」，是「把那 1 小時用來創造下一筆收入」
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效益總結

除了省下時間，你還找回了大腦的專注力

算一算，你每天花多少時間在當「肉體搜尋器」？

原本的狀態
用了系統之後
手動開案 · 翻範本改欄位 30 min
→
自動開案 · 按一下 3 秒生成
手動追蹤 · 每天 30 min 翻 LINE/Email
→
自動追蹤 · 1 min 看 LINE 摘要 + 一鍵送出
手動結案 · 翻看板對尾款
→
AI 協助復盤 · 結案信 + 續約切入點自動寫好
每個專案省下 1 小時 行政雜務
一個月 5 個專案 = 買回 5 小時
創作 / 運動 / 閱讀 / 休息 — 都是你選
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今天你可以帶走的

選擇最適合你的升級路徑

自己動手 / 直接套用 / 量身打造 — 任你挑

LIMITED · 6/1 之前
PLAN A
自己動手
留下你的聯絡資料
獲得 Notion 專案管理模板
基本架構 + 欄位設定
限時免費
隨時索取 · 在 LINE 群留下 Email
PLAN B
直接套用
完整自動化系統模板
3 個 demo 全套架構
設定教學影片
NT$ 6,999 NT$ 3,999
觀眾限定折扣碼 · 6/1 前
PLAN C Recommended
量身打造
Angel + 阿杜 免費 30 分鐘 1 對 1 諮詢
提供客製化導入建議
NT$ 0
觀眾限定 · 限量 10 名 · 6/1 前
LINE 官方帳號 @843kznxq　·　留言「諮詢」拿方案 C，「模板」拿方案 B 折扣碼
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Thank you for listening

把重複的事情留給系統做，喜歡的事情自己做

期待在自動化的路上，能陪你一起找回生活的掌控感 :)

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