5/28 線上分享會 · 90 分鐘

一人公司到小型企業 · AI 自動化實戰

你跟 AI 之間，
差一個對的工作流程

別人都在用 AI 了，問題不是 AI 強不強，
是怎麼把 AI 真的接到你每天的業務裡。

嗨，我們是今天的主講

兩個人，兩段背景，一個目標

幫一人事業跟小團隊把時間還回來 — 從每天最有感的 Email，到最卡擴張的專案管理。

上半場 · Email 自動化

Angel 安啾

Notion × 數據分析顧問

5 年以上外商數據分析師經驗，曾把年逾 8,000 萬筆交易資料變成 40+ 個業務儀表板與決策報表。擅長用數據思維拆解業務、釐清複雜流程的資料流向，再用 Notion + AI + 自動化把它接起來。

服務客群：一人公司、自媒體創作者

下半場 · 專案管理

Wenny 阿杜

Notion × 自動化顧問

成為自由接案者前，曾為企業級連鎖咖啡品牌設計每日處理數十萬筆訂單的自動化系統。如今轉型為自動化顧問，把企業級的系統邏輯壓縮進一人接案的日常工作流，用 AI、n8n、Notion 把耗時的行政雜務全面自動化。

已協助多位企業主與接案者做到同樣的事

先問你一件事

你的日常，是不是這樣？

已經有穩定營運基礎、想擴張、但時間都被流程吃掉。看看下面這 3 個人，有沒有你的影子。

自媒體經營者

KOL / 創作者 · 5 萬粉左右

每月 10-30 個合作邀約進來

散在 IG / Email / Threads / LINE

漏一個 case = 虧一個月房租

線上教練 / 顧問

1對1 + 線上課並行

每天 30 分鐘回 DM 詢問

客戶資料散在 Excel / IG / Email

想推新課但沒時間做內容

一人公司 / 自由接案

主業 + 行政全部自己扛

客服、報價、發票一個人做

想接更多案但已接到爆

找助理太貴又怕訓練成本

你們的共同點

每天 3-4 小時被流程吃掉，想擴張但時間卡住。其實這些事大部分可以被自動化處理。

回答你的第一個問題

「同業都在用了，我們該不該也導入 AI？」

不是看 AI 強不強，是看你的業務適不適合。3 個信號幫你判斷。

✓ 適合導入

出現這 3 個信號就可以開始

流程重複性高

每月 10+ 個合作邀約、每週 20+ 封詢問信

有累積過的資料

過往報價單、合約、客戶 Email 找得到

每天時間被例行工作吃掉

回信、客服、行政佔走 3-4 小時

! 先別急

這 2 種情況先準備好流程再說

每次需求都完全不一樣

純創意、純策略、每個客戶都客製化

沒有累積過程紀錄

客戶資料只在腦袋裡，AI 沒料可用

小提醒

不一定要 AI。流程很 routine 純自動化就夠了，也能省大量時間。沒有過程紀錄也不影響做純自動化，但建議從現在開始累積，未來想加 AI 才有料。

回答你的第二個問題

「該從哪裡開始？我試過但沒效益」

大部分人卡住，是因為用 AI 是「單點式」。「系統式」會更好。

大部分人這樣用

單點式：每次都從頭來

想到要回信，打開 ChatGPT

複製貼上信件，問怎麼回

改 3 次拿到還行的版本

複製回 Gmail 改一改送出

30 分鐘 1 封信，沒紀錄，下次又從頭

系統式會更好

系統式：接進業務流程

信進來，自動讀完寫好草稿

LINE 通知你，看 3 秒按 Send

客戶、草稿、最終版本都進 Notion

下次同類客戶來，越用越準

30 秒 1 封信，會越用越聰明

怎麼找你的切入點

問自己 3 件事：每天必做、做 N 次、結果相似的事？／最花腦力但其實只是執行的事？／你正在徵或想徵助理做的事？

真正的起點不在工具，在你

別問 AI 能幫什麼，先問你想要什麼

以終為始 — 先把你想要的「結果」想清楚，再反推回去需要什麼流程。下面是 8 個常見的「我想要⋯」。

01

每天 LINE 收到今天的代辦清單

02

每天 LINE 收到專案進度提醒

03

不再被信件淹沒，重要的才到眼前

04

一個地方就能看到所有客戶資料

05

所有創作內容 + 排期 + 進度集中一處

06

會議結束自動有重點和待辦

先列你想要的 3 個

這些都是從你個人需求出發。LINE 群可以分享你自己最想要的 3 個是什麼 :)

回答你的第三個問題

AI 能做的，比你想得多

想不到 AI 能做什麼是大部分人的卡點。下面這 11 件事，我跟阿杜都實際在做。看哪個是你的痛。

📨 對外溝通

信件進來，AI 幫你分類 + 寫好回信草稿

Email + LINE 來的合作邀約，統一收進 Notion

哪位客戶該 follow-up 了，自動提醒你

📋 對內管理

客戶 / 報價 / 合約 / 發票，一條龍追蹤

小團隊 1-3 人或外包夥伴的進度，一個地方看完

散在各平台的潛在客戶名單，統一收進 Notion 名單庫

開完會自動有逐字稿、重點摘要、待辦清單

✍️ 內容生產

內容企劃 → 拍攝 → 發布 → 數據回顧，整條循環自動接起來

AI 寫內容草稿，學你的口吻和風格

銷售簡介、媒體資料庫自動更新

📊 數據與分析

你的業務數據（客戶數、案件、收入）每週 LINE 自動推給你

業配從報價到收款，全程進度都看得到

今天我們從這兩個開始

為什麼示範這兩個情境？

因為它們合在一起 = 你業務的完整工作流。客戶從 Email 進來，到 Notion 變成案子，到團隊接手執行。

上半場 · Angel 安啾

Email 自動化

最日常、人人會碰

客戶從這裡進來，重要合作不能漏

每天最有感的時間黑洞

下半場 · Wenny 阿杜

專案管理

最卡擴張、最容易出錯

團隊跟外包夥伴的進度散在各處

想接更多案但接住又怕崩

跟我們一起體驗

加入 LINE 官方帳號，等下 demo 一起收到通知

5 分鐘後 demo 開始時，AI 處理完信件會直接 LINE 推給你 — 你會看到自己手機跳出來的瞬間。 LINE ID @843kznxq

今天用 Email 當練習

為什麼是 Email？因為這是你每天最有感的痛

不是說只能做 Email。同樣的邏輯可以用在客戶管理、內容排程、開會記錄⋯任何你最痛的場景。

痛點 · 你每天面對的

這些事，每天都在發生

每天收到大量 email，要逐一回覆

很怕漏掉重要信件

每次回覆都要重新撰寫、重新想措辭

談成後要把資訊整理交接給同事

量大時整件事像滾雪球，越來越繁瑣

又不能不回 — 那些信就是合作機會

核心需求 · 你真正想要的

說到底，就這 4 件事

有效率地管理 Email

不需要手動重複撰寫

重要信件不漏掉

重要的商機資訊，無痛交接到專案管理系統

第一段 · AI 怎麼看你的信箱

你不用打開信箱，AI 替你過濾

看我們怎麼做之前，先想 30 秒 — 如果是你，你會怎麼設計這條資料流？

先暫停想一下

假設你的問題是：「我要不漏接重要合作」。
信件進來後，資料怎麼流動？AI 該做什麼判斷？— 等下我會分享我的思考。

01

AI 定期看信箱

不用你打開 Gmail，AI 會自動巡

→

02

AI 讀每一封信

判斷重要性、抽出客戶名稱跟公司

→

03

AI 決定怎麼處理

廣告歸類、重要的繼續處理、不確定的請你看

判斷完，分這 3 種狀況處理

廣告 / 電子報

自動歸類 + 標已讀，視覺完全不打擾

AI 不確定

不亂猜，標「請你親自看」避免漏掉真合作

重要信件

進入下一段：AI 幫你寫好草稿 + 建 Notion 紀錄

第二段 · AI 怎麼處理

不管收幾封信，最後只給你 1 則 LINE

AI 依不同狀況做 4 種處理，最後把整天結果彙整成一則訊息推給你。

01 · 新客戶來信

AI 寫好回信草稿

AI 幫你抽出客戶資料 + 寫好你風格的草稿

你只要進 Gmail 草稿區，看 3 秒按 Send

02 · 老客戶又寄來

AI 接著上次寫

AI 幫你對照上次紀錄寫 follow-up

你只要看 LINE 摘要決定要不要回

03 · 已成交又寄來

通知你，不亂動紀錄

AI 幫你偵測既有狀態，不覆寫

你只要決定要不要重新介入

04 · 同信收到兩次

自動跳過

AI 幫你記住處理過的信

你只要什麼都不用做

4 種狀況統一彙整

彙整

把所有處理結果整成一段話

該你看的列出來，不該打擾的隱藏

→

LINE 通知

推一則 LINE 給你

2 秒看完整天信箱重點

這套系統的核心原則

AI 抓重點，人下決定 — 像「該不該成交」這種商業判斷，永遠由你拍板。

早上打開手機，你會看到

手機 LINE 通知，會長這樣

不同信件量、不同狀況，AI 都幫你整理好。2 秒看完今天信箱重點。

情境 1 · 一般日（3 封新信）

📱

放 LINE 截圖 · 中等案例

3 封新信（重要 + 一般）那張
來源：line_mockups.html 第 1 個

情境 2 · 忙碌日（完整案例）

📱

放 LINE 截圖 · 豐富版

8 封新信 + 舊對話 + 鎖定 + 待人工那張
來源：line_mockups.html 第 3 個

點開電腦 Gmail，你會看到

AI 已經幫你寫好草稿，你只要看 3 秒按 Send

左邊是客戶寄來的原始信件，右邊是 AI 依據內容自動寫好的回覆草稿，放在 Gmail 草稿匣等你確認。

原始信件 · 客戶寄來的

客戶詢價信進來

📧

放原始信件截圖

Daniel 詢價那封信

AI
處理

→

AI 草稿 · 進你的草稿匣

AI 寫好的回覆草稿

✉️

放 AI 草稿截圖

寫給 Daniel 的 AI 草稿那張

用了系統之後

你的一天會變這樣

用過的人最有感的 5 件事：時間還給你、不漏接、資料一個地方找得到。

原本的狀態

用了系統之後

每天 3-4 小時被流程吃掉

→

每天 10-30 分鐘看 LINE 摘要 + 微調草稿

重要合作夾在 47 封廣告中間

→

重要信永遠不漏，廣告自動消失

客戶資料散在 4 個平台找不到

→

全部進 Notion 資料庫，搜尋 1 秒

想找半年前跟客戶聊過什麼？翻 Gmail 翻半天

→

每筆 Notion 紀錄都有完整對話歷史，一頁看完

想擴張要找助理 = 訓練成本

→

流程被 AI 接走，省下找助理的錢

月費 NT$ 0（但時間沒了）

→

月費 NT$ 0（時間還給你接更多客戶）

上半場結束 · 換阿杜上場

信件處理完進 Notion 之後呢？

Email 進來、AI 處理、Notion 建檔，只是客戶旅程的開頭。接下來呢？阿杜會接著示範。

下半場 Wenny 阿杜 接著示範「Notion 怎麼變成你的專案管理 OS」

上半場剛結束

Angel 安啾

Email 自動化

信件進來 → AI 分流

AI 寫好回覆草稿

客戶資料進 Notion

LINE 通知你今天重點

交棒

→

換手

下半場準備好